RP Hiring for Adjointe administrative Job at Gatineau Full Time

SOMMAIRE DE LA FONCTION :

Sous la supervision du directeur de l’ARO, l’agent à l’administration accueille et renseigne la clientèle de l’ARO, exécute des tâches de nature administrative et de secrétariat. Assure les suivis requis avec les autres employés du bureau.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS PRINCIPALES :

Dès l’ouverture, fait la fermeture des terminaux (Interac);

Ø Enregistre et distribue le courrier;

Ø Tient à jour de façon confidentielle la liste des membres de l’ARO;

Ø Prépare, vérifie et finalise les documents, la correspondance demandés par les responsables des différents dossiers;

Ø Répond brièvement aux demandes d’information au téléphone et à l’accueil au bureau;

Ø Tient à jour le registre des présences des bénévoles;

Ø Tenir à jour la base de données : faire la vérification de l’âge, les dédoublements ainsi que la vérification des numéros de cartes de membres et entrer les remboursements;

Ø Tient en ordre tous les dossiers dans les classeurs;

Ø Tient en ordre le KGB et s’assure qu’il ne manque rien en fourniture pour les activités (assiettes, couteaux, verres, etc.); S’assure également que la feuille d’inventaire soit vérifié au moins une fois par mois;

Ø Prépare l’envoi des documents pour les inscriptions aux sessions d’automne, d’hiver/printemps pour les membres qui n’ont pas de courriels;

Ø Reçoit et compile les inscriptions des cours reçus au bureau ou par la poste ou par téléphone;

Ø Prépare les feuilles d’inscriptions, formulaires d’évaluation ainsi que les enveloppes;

Ø Prépare les contrats des formateurs et les remet par la suite à l’agent à la programmation. Fournit à l’agent à la programmation les documents suivants au début de chaque session :

a) contrat du formateur

b) feuilles de présence pour chaque cours

c) feuilles d’évaluation pour chaque cours

Ø Prépare pour un dépôt dans les 48 heures, les chèques et sommes reçus, les inscrit dans le registre et à l’ordinateur; ne pas avoir plus de 500 $ dans le tiroir;

Ø Tient à jour la petite caisse, fait compléter le formulaire pour avances de fonds et soumet un rapport des dépenses à la direction;

Ø Voit à la gestion de la photocopieuse;

Ø Fait une liste des besoins en terme de fourniture et commande les articles après l’approbation du directeur administratif;

Ø Dans la mesure du possible obtient l’aide de bénévoles pour minimiser l’utilisation du répondeur et pour placer les appels aux membres;

Ø S’assure d’avoir toujours un bénévole par jour pour aider au bureau;

Ø S’assurer de faire la formation à tous et toutes les bénévoles;

Type d’emploi : Temps Plein

Salaire : 20,00$ par heure

Horaire :

• 8 Heures

Mesures COVID-19:
Oui