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Université Laval Hiring for Technicien ou technicienne en administration Job at Quebec Full Time
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Rôle principal
Le rôle principal et habituel consiste à réaliser des travaux techniques à caractère administratif afin d’assurer la gestion optimale des activités relatives à son secteur.
Attributions caractéristiques Assume la responsabilité de l’exploitation adéquate des systèmes et fichiers spécifiques à son secteur et en assure le support auprès de la clientèle et du personnel. Diffuse, explique et voit au respect des normes, procédures et conventions en vigueur. Identifie les difficultés d’application et la justesse de certaines normes ou procédures, en évalue les conséquences et propose des solutions afin d’améliorer le fonctionnement de son secteur et de répondre aux besoins de la clientèle. Apporte une expertise technique au niveau de divers projets ou des problèmes rencontrés. Effectue les études, recherches et analyses nécessaires et agit comme personne-ressource pour soumettre des solutions ou des plans d’action. Contrôle et tient à jour les données quantitatives de son secteur. Procède aux analyses, comparaisons, conciliations et aux corrections requises. Effectue des prévisions, la ventilation selon différents regroupements, la préparation et la vérification de rapports et de données statistiques. Présente et explique les résultats obtenus. Propose des avenues possibles pour une meilleure utilisation des ressources. Approuve et contrôle le suivi de différents documents administratifs et voit au respect des échéanciers. Sert d’intermédiaire entre son secteur et divers intervenants. Assure la logistique de l’organisation de diverses activités reliées à son secteur. Complète différents formulaires et prépare les rapports relatifs à son travail.
Note
Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes. Qualifications requises
Scolarité : D.E.C. en technique de comptabilité et de gestion ou l’équivalent
Expérience : Deux (2) années d’expérience pertinente.
Autres : Logiciels: Excel, Word, Outlook
Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d’un logiciel reconnu à l’intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.
La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante:
chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d’expérience pertinente acquise à l’Université Laval ou chez un autre employeur;
chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d’études que celui exigé;
chaque année d’expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ d’études que celui exigé.
Le rôle principal et habituel consiste à réaliser des travaux techniques à caractère administratif afin d’assurer la gestion optimale des activités relatives à son secteur.
Attributions caractéristiques Assume la responsabilité de l’exploitation adéquate des systèmes et fichiers spécifiques à son secteur et en assure le support auprès de la clientèle et du personnel. Diffuse, explique et voit au respect des normes, procédures et conventions en vigueur. Identifie les difficultés d’application et la justesse de certaines normes ou procédures, en évalue les conséquences et propose des solutions afin d’améliorer le fonctionnement de son secteur et de répondre aux besoins de la clientèle. Apporte une expertise technique au niveau de divers projets ou des problèmes rencontrés. Effectue les études, recherches et analyses nécessaires et agit comme personne-ressource pour soumettre des solutions ou des plans d’action. Contrôle et tient à jour les données quantitatives de son secteur. Procède aux analyses, comparaisons, conciliations et aux corrections requises. Effectue des prévisions, la ventilation selon différents regroupements, la préparation et la vérification de rapports et de données statistiques. Présente et explique les résultats obtenus. Propose des avenues possibles pour une meilleure utilisation des ressources. Approuve et contrôle le suivi de différents documents administratifs et voit au respect des échéanciers. Sert d’intermédiaire entre son secteur et divers intervenants. Assure la logistique de l’organisation de diverses activités reliées à son secteur. Complète différents formulaires et prépare les rapports relatifs à son travail.
Note
Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes. Qualifications requises
Scolarité : D.E.C. en technique de comptabilité et de gestion ou l’équivalent
Expérience : Deux (2) années d’expérience pertinente.
Autres : Logiciels: Excel, Word, Outlook
Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d’un logiciel reconnu à l’intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.
La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante:
chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d’expérience pertinente acquise à l’Université Laval ou chez un autre employeur;
chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d’études que celui exigé;
chaque année d’expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ d’études que celui exigé.
À titre d’information
Autres logiciels utilisés: PowerBI, OneNote, environnements de collaboration numérique, Peoplesoft finance et RH, Explo, Sirul.
Sous la supervision de la Direction exécutive de la FSAA, la personne titulaire du poste se joindra à l’équipe administrative de la Direction facultaire dans un rôle à la fois polyvalent (gestion du budget de fonctionnement, contrats RH, bourses, support aux départements de la Faculté, etc.) où chaque membre de l’équipe est appelé, à un moment ou un autre, à effectuer l’ensemble des tâches prises en charge par l’équipe (bourses, budget de fonctionnement, virements budgétaires, Fonds de la Fondation, Fonds d’investissement étudiant, contrats et affichages RH, etc.).
Cette responsabilité exigera du titulaire :
Une capacité démontrée dans l’analyse des conventions de recherche afin de préparer des prévisions budgétaires et de concrétiser l’ensemble des opérations financières nécessaires pour concilier les objectifs de chaque convention de recherche des 110 professeurs de la Faculté;
Des prévisions complexes pouvant demander des montages financiers jusqu’à 20 projets différents pour une seule convention de recherche;
Une excellente compréhension des RRS, des virements budgétaires, des budgets de service et des écritures de journal;
Une gestion en continue des données gérées par l’entremise de SIRUL, d’ARGUS et du nouvel API développé par le Vice-rectorat à la recherche pour faciliter les échanges entre les bases de données corporatives;
Une utilisation avancée d’Excel pour prendre en charge les nombreux rapports exigés par les chercheurs et les organismes subventionnaires;
Assurer un rôle-conseil auprès du vice-décanat à la recherche, des groupes de recherche et des départements de la Faculté;
Etc.
