Cégep Régional de Lanaudière Hiring for Secrétaire administrative Job at L’Assomption Full Time

Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à accomplir diverses tâches de secrétariat, dont les plus complexes, en collaboration avec une ou plusieurs personnes.

Quelques attributions caractéristiques :

La personne de cette classe d’emploi compose des documents, conçoit et rédige des notes de service ainsi que la correspondance courante; elle effectue des recherches et prépare la synthèse des problèmes et des questions complexes; elle tient à jour les échéanciers et en vérifie le respect.

Elle tient à jour l’agenda des personnes avec qui elle collabore et organise les activités liées à leurs rencontres internes ou externes; elle dresse le compte rendu des réunions auxquelles elle assiste et en assure les suivis nécessaires. Elle communique les informations relevant de sa compétence.

Elle tient à jour les données qui influencent les budgets du service et produit sur demande des rapports selon les procédures établies.

Elle conseille le personnel sur le langage administratif ainsi que sur la présentation à adopter dans la correspondance et dans les documents à produire.

Elle participe au développement du système de classement du collège et est responsable de la gestion documentaire du service.

Elle utilise les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser.

Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.

De manière plus spécifique, la personne est appelée à exécuter les tâches suivantes :

• Recevoir et archiver les plans de cours à chaque session;
• Publier les horaires des enseignants à chaque session;
• S’occuper des réquisitions et des liens administratifs avec les ressources humaines;
• Effectuer la prise de notes dans les réunions, notamment à la régie pédagogique et dans les comités de programmes;
• Organiser et planifier avec les coordinations de programmes la tenue des comités de programmes;
• Gérer la boîte courriel du service;
• S’occuper des suivis administratifs liés aux assurances lors de sorties et des stagiaires;
• S’occuper de la mise à jour de la diffusion de l’offre de cours complémentaires et d’éducation physique.