Cimaise Hiring for Adjoint administratif de projets, Montréal Job at Montreal Full Time

Cimaise est présentement à la recherche d’un nouveau collaborateur motivé et dynamique pour joindre les rangs de son équipe de Montréal à titre d’Adjoint administratif de projets. Poste permanent localisé en bordure du canal de Lachine et du Marché Atwater avec possibilité de mode hybride (3 jours au bureau, 2 jours en télétravail), la personne sélectionnée travaillera en collaboration avec l’équipe et les chargés de projets de la firme d’architecture au quotidien.

RESPONSABILITÉS

A titre d’adjoint administratif de projets, la personne sélectionnée sera appelée à soutenir les chargés de projets dans leurs tâches en assurant le suivi des dossiers administratifs des différents projets en cours de réalisation :

• Assister les surveillants des travaux dans leurs tâches administratives de chantier ;
• Entrées, suivi et mise à jour de données relatives à la coordination des projets (certificat de paiement, directives, avenants, suivi des quittances, etc.) ;
• Effectuer un suivi avec les divers intervenants quant aux documents manquants ;
• Préparer des correspondances et des rapports, en assurer le formatage ;
• Procéder aux ouvertures de dossiers de projets dans le système ;
• Revoir des documents contractuels, en vérifier l’orthographe et en assurer la distribution ;
• Rédiger les comptes rendus de réunion et notes de visites de chantier selon les directives du surveillant de chantier ;
• Assister l’équipe d’architecture lors d’émissions de documents (impression, préparer les envois) ;
• Apporter le support nécessaire aux membres de l’équipe lorsque requis ;
• Planification de rencontres, incluant la logistique associée ;
• Assurer l’accueil et l’intégration des nouvelles ressources ;
• Accueillir les visiteurs, répondre et acheminer les appels téléphoniques, courriels, courrier, etc. ;
• Classer, associer et archiver les documents (physique et numérique) ;
• Effectuer les commandes de papeterie et fournitures de bureau.

COMPÉTENCES RECHERCHÉES

• Être à l’aise avec les chiffres, les calculs simples et Excel ;
• Dynamisme, autonomie, rigueur et sens de l’organisation ;
• Leader positif auprès des collègues de travail et des intervenants ;
• Initiative, professionnalisme et souci du détail ;
• Curiosité et désir d’apprendre ;
• Habileté à travailler sur plusieurs projets et capacité de travail sous pression.

EXIGENCES

• Diplôme d’études en administration et/ou bureautique ou expérience équivalente ;
• Expérience de 2 à 3 ans dans un poste de soutien administratif ;
• Excellente maîtrise des logiciels Word, Excel, Outlook et Acrobat ;
• Excellente maîtrise du français (oral et écrit) ;
• Une connaissance intermédiaire de l’anglais et du milieu de l’architecture et de la construction peut être un atout.

AVANTAGES

• Salaire compétitif en fonction de l’expérience ;
• Café, chocolat et fruits frais à profusion ;
• Câlin de notre gros toutou tous les matins (on a un chien au bureau!) ;
• Horaire de travail de 35h/semaine ;
• Programme d’assurances et REER collectifs ;
• Un environnement dynamique et créatif ;
• Bureau de Montréal situé près du marché Atwater en bordure du canal de Lachine ;
• Métro Place St-Henri à 7 minutes de marche

Toutes les candidatures seront évaluées avec intérêt !

Faire parvenir votre curriculum vitae et lettre de motivation.