de l’Eurométropole de Strasbourg Hiring for assistant-e d’élu(s)-e(s) Job at Strasbourg , United States Full Time

E000852

Direction

Cabinet

Service

Secretariat des Elus

Catégorie(s)

B

Type de recrutement

Permanent

fonctionnaire ou à défaut contractuel de droit public (CDD 1 an)

Durée de temps de travail

Temps complet – 35h00

Grade(s)

Rédacteur

à Rédacteur principal 1ère Classe

Date limite de dépôt des candidatures

05/09/2021

Administration mutualisée de plus de 7000 agents-es et 250 métiers, l’Eurométropole de Strasbourg développe des politiques publiques innovantes, visant à répondre aux enjeux de développement et de cohésion d’un territoire transfrontalier en pleine mutation et aux attentes profondément renouvelées des habitants-es.

Description des missions, Activités

Sous la responsabilité d’un-e/d’élu(s)-e(s), vous gérez ses (leurs) contacts internes et externes. Vous assurez le suivi des dossiers transversaux, du courrier et des interventions de(s) l’élu(s)-e(s). Vous travaillez en binôme avec une autre assistante.

Activités principales :
Effectuer les activités et travaux de secrétariat (frappe et mise en forme de documents).

Assurer l’accueil téléphonique et physique des visiteurs-ses internes et externes pour l’élu-e, prendre en charge certains rdv pour l’élu-e.

Préparer et suivre des dossiers.

Prendre en charge et en responsabilité certains dossiers spécifiques et les gérer en propre.

Effectuer les activités et travaux de secrétariat (saisie et mise en forme de documents…).

Rédiger des comptes rendus.

Suivre et diffuser le courrier (tri, enregistrement, distribution, suivi des délais de réponse, recueil des visas et des signatures, expédition, classement et archivage des documents).

Instruire les courriers d’intérêt général pour l’élu-e.

Tenir l’agenda de l’élu-e.

Organiser les réunions (convocations, réservations de salles, intendance), préparer les dossiers et réaliser les comptes rendus.

Elaborer et renseigner des tableaux de bord.

Activités secondaires :
Gérer les déplacements de l’élu-e.

Organiser le classement et l’archivage des documents.

Profil

BTS assistant de direction ou équivalent souhaité.

1 ère expérience en assistanat exigée, expérience sur des fonctions similaires appréciée.

Maîtrise des techniques de secrétariat.

Maîtrise de la culture administrative et connaissance des procédures de l’Eurométropole.

Maîtrise de l’environnement des collectivités locales (fonctionnement des institutions, missions et champs de compétences) et de l’organigramme de la collectivité.

Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Outlook), internet et logiciels spécifiques (Elise, Airsdélib) ; pratique souhaitée des outils de suivi et planification.

Maîtrise de la langue française (règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire).

Maîtrise de l’allemand et/ou anglais souhaitée, dialecte apprécié.

Capacités d’organisation, de priorisation et d’anticipation, rigueur et méthode.

Capacité à accueillir, renseigner et orienter les interlocuteurs-trices de manière pertinente.

Capacité à filtrer les appels et à gérer l’information.

Capacités rédactionnelles, d’analyse et de synthèse.

Capacité à rendre compte et à alerter.

Capacité à appliquer et faire appliquer la réglementation et les procédures internes.

Capacité à rechercher les informations nécessaires et à choisir de la source d’information la plus adéquate.

Capacité à informer l’élu-e sur les démarches et les procédures, et à formaliser des propositions.

Esprit d’équipe et capacité à travailler avec des partenaires multiples.

Diplomatie, écoute, sens du relationnel.

Autonomie et aptitude à prendre des initiatives.

Discrétion professionnelle et confidentialité.

Condition de l’exercice

Permanences le samedi matin.