FM Global Hiring for Adjoint(e) administratif(ve) principal(e) Job at Montreal Full Time

À propos de nous

FM Global est une société d’assurance mutuelle dont le capital, la capacité de recherche scientifique et l’expertise en ingénierie sont exclusivement consacrés à la gestion des risques immobiliers et à la résilience de ses clients-propriétaires. Ces propriétaires partagent la conviction que la majorité des pertes matérielles peuvent être évitées et travaillent avec FM Global pour mieux comprendre les principaux risques matériels qui peuvent avoir un impact sur la continuité de leurs activités afin de prendre des décisions de gestion des risques rentables combinant la prévention des pertes matérielles et la protection d’assurance.

FM Global se classe au 447e rang des sociétés Fortune 500 et assure un grand nombre des plus grandes organisations du monde, dont une société Fortune 500 sur trois. FM Global compte plus de 5600 employé(e)s, dont 1935 ingénieur(e)s en prévention des sinistres, dans plus de 50 bureaux dans le monde. FM Global offre à ses employé(e)s un large éventail d’avantages, notamment des possibilités d’apprentissage tout au long de la carrière, le remboursement des frais de scolarité, une pension, des horaires flexibles, de riches programmes de santé et de bien-être, de généreux congés, des journées de bénévolat et bien plus encore!

FM Global is a mutual insurance company whose capital, scientific research capability and engineering expertise are solely dedicated to property risk management and the resilience of its client-owners. These owners share the belief that the majority of property loss is preventable and work with FM Global to better understand the key property hazards that can impact their business continuity to make cost-effective risk management decisions combining property loss prevention with insurance protection.

FM Global is ranked #447 among the Fortune 500 companies and insures many of the world’s largest organizations, including 1 of every 3 Fortune 500 companies. FM Global employs more than 5,600 employees, including 1,935 loss prevention engineers, in more than 50 offices worldwide. FM Global offers its employees a wide range of benefits including career long learning opportunities, tuition reimbursement, pension, flexible schedules, rich health and well-being programs, generous time-off allowances, volunteer days and so much more!

Sous une supervision minimale, la personne travaille de manière autonome en faisant preuve d’un jugement et d’un esprit d’initiative considérables, afin de founir une grande variété de services de soutien administratif à la Directrice des services administratifs du Canada. Ce rôle requiert de solides compétences en communication et en relations interpersonnelles, afin de communiquer clairement avec les différents niveaux des équipes de direction et des employé(e)s.

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES :

• Préparer, traduire et distribuer des mémos, des courriels et des communications pour le personnel.
• Gérer la page des nouvelles locales de notre intranet (rédaction, formatage, traduction et affichage).
• Aider à l’intégration du nouveau personnel en préparant une trousse de bienvenue, la carte d’accès, les carte d’affaires, etc.
• Vérifier, coder et soumettre les factures des fournisseurs au service des comptes payables.
• Entretenir les relations avec les fournisseurs locaux.
• Distribuer la correspondance du bureau et envoyer le courrier et les colis par Postes Canada ou d’autres transporteurs.
• Gérer l’inventaire des fournitures de bureau et procéder aux commandes.
• Aider à coordonner divers projets ou évènements.
• Effectuer les appels de services au moyen de la plateforme d’administration de l’édifice pour divers problèmes dans le bureau (carte d’accès, température, réparations).
• Maintenir à jour rigoureusement plusieurs bases de données internes.
• Agir à titre de “Champion(ne) du bien-être” pour le bureau de Montréal en gérant/organisant divers évènements ou défis et distribuer l’information au besoin.
• Répondre et diriger les appels téléphoniques.
• Recevoir et diriger les visiteurs et les clients.
• Gérer les problèmes administratifs inattendus.

QUALIFICATIONS:

Compétences et aptitudes

Fortes habiletés en communication et relations interpersonnelles. Bilinguisme, maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit avec la capacité de traduire de l’anglais au français et du français à l’anglais. Sens de l’organisation, de la gestion du temps et compétences en priorisation. Compétences techniques supérieures, y compris mais sans s’y limiter, les applications Microsoft Office telles que Word, Excel et Outlook. Doit faire preuve de discrétion et pouvoir traiter l’information confidentiellement.

Formation

Études collégiales un atout.

Expérience

Un minimum de 5 années d’expérience en administration/secrétariat à l’appui d’un groupe de travail ou de gestionnaires.

Under minimum supervision, the incumbent works independently using considerable judgment and initiative, in providing a wide variety of administrative support services to the Business Administrative Manager (BAM) – Canada Operations. This role requires someone with strong communication and interpersonal skills, who can communicate clearly with various levels of the management teams and employees.

MAIN RESPONSIBILITIES:

• Prepare, translate and distribute memos, emails and announcement for employees.
• Manage Montreal’s Local News intranet (write, format, translate and post).
• Assist in onboarding new employees by preparing welcome kits, business cards, access cards etc.
• Check, code and submit vendor invoices to payables.
• Maintain relationships with local vendors.
• Distribute office correspondence and send outgoing mail and parcels by Canada Post or other carriers.
• Order and manage office supplies inventory.
• Help coordinate various projects or events.
• Place requests within the building’s administration system for various issues in the office (access cards, temperature, repairs, etc.)
• Maintain several internal databases up-to-date rigorously.
• As “Wellness Champion” for Montreal, handle/organize various events or challenges and distribute information as needed.
• Answer and direct phone calls
• Receive and direct visitors and clients
• Handle unexpected administrative issues.

QUALIFICATIONS:

Skills and Attributes

Excellent communication and interpersonal skills. Bilingual – Fluent in spoken and written French and English with the ability to translate from English to French and from French to English. Strong organization, time management and prioritization skills. Superior technical skills, including but not limited to, Microsoft Office applications such as Outlook, Word and Excel. Must be discrete and able to handle confidential information.

Education

College studies preferred.

Experience

A minimum of 5 years of administrative experience supporting a work group and/or managers.

FM Global adhère aux principes de l’égalité des chances en matière d’emploi et s’engage à attirer, développer et conserver une main-d’œuvre diversifiée.

FM Global is an Equal Opportunity Employer and is committed to attracting, developing and retaining a diverse workforce.

Type d’emploi : Temps plein, Permanent

Salaire : 55 000,00$ à 60 000,00$ par an

Avantages :

• Assurance Dentaire
• Assurance Invalidité
• Assurance Maladie Complémentaire
• Assurance Vie
• Assurance Vision
• Congés de Vacances et Compensatoires
• Événements d’Entreprise
• Horaires flexibles
• Programme d’Aide aux Employés
• Programmes de Bien-être
• REER Collectif
• Régime de retraite
• Régimes de participation aux bénéfices
• Tenue Décontractée
• Travail à domicile

Horaires de travail :

• Du Lundi au Vendredi
• Quart de jour

Types de paie supplémentaire :

• Primes

Mesures COVID-19:
Veuillez noter que tous les visiteurs de FM Global, y compris les candidat(e)s interviewant pour des postes vacants, devront être vaccinés contre la Covid-19 et doivent être prêt(e)s à fournir une preuve de vaccination.

Question(s) de présélection:

• Comment qualifiez-vous vos compétences en Word – Base/Intermédiaire/Avancé?

Comment qualifiez-vous vos compétences en MSExcel – Base/Intermédiare/Avancé?

Quel est votre niveau anglais oral/écrit – Fonctionnel, Intermédiaire, Avancé?

• Quelle est votre formation / expérience en traduction?

Expérience:

• administration: 5 ans (Obligatoire)

Lieu du poste : Télétravail hybride à Montréal, QC H3B 4W5