Jewish General Hospital – Lady Davis Research Institute Hiring for Administrative Agent, class 1 – Replacement – Mental Health Job at Montreal Full Time

Ceci est un poste temporaire plus une transition vers un poste permanent

La personne accomplit des travaux administratifs complexes tels que la compilation des données et la production de rapports, des analyses, des calculs complexes et autres tâches connexes.

Elle peut assumer de façon autonome, au sein du milieu, des responsabilités de coordination, d’organisation du travail et de contrôle qualitatif d’un ensemble de travaux à caractère administratif ou de bureautique.

L’agent administratif offre du support à la mission académique du programme de santé mentale et
dépendance et dirige le bureau de la recherche.Cette personne fait la liaison entre les chercheurs et les autres départements de
l’hôpital.

Les responsabilités comprennent un large éventail d’activités liées à la formation continue, dans le
domaine médical et professionnel, notamment l’organisation et la publicisation des réunions
académiques hebdomadaires et la planification de la conférence annuelle Journée de la recherche
du département de psychiatrie. L’agent administratif fournit un soutien pour la revue scientifique et les
protocoles de recherche soumis au Bureau d’examen de la recherche, et ce à l’échelle de l’hôpital.

Les tâches liées à la mission de recherche comprennent :

1) Préparation des demandes de subvention de recherche aux agences de financement

• Coordination du processus de soumission
• Téléchargement de la documentation sur Research Net
• Création / mise à jour de CV communs canadiens
• Organisation des revues internes
• Communication avec les agences de financement

2) Gestion des fonds de subvention Soutenir la gestion du budget (planification et respect du budget)

• Effectuer le paiement des factures mensuelles
• Soumettre des demandes de remboursement au département des finances
• Faire des achats, à l’aide d’une carte de crédit d’entreprise (organisation de voyage, etc.)
• Passer des commandes pour divers matériaux / équipements
• Maintenir à jour le tableur des dépenses pour chaque subvention, en conciliant ces

données avec les rapports financiers3) Liaison avec le Bureau des contrats de recherche Aider à la négociation de contrats de recherche (en tant qu’intermédiaire) Gérer des contrats de recherche (effectuer des paiements, procéder à desrenouvellements, des modifications, etc.)4) Préparation des rapports annuels pour le département, l’hôpital et l’université5) Gestion des applications pour certains événements6) Planification des évaluations annuelles des chercheurs en psychiatrie7) Maintenir une base de données du personnel (personnel et étudiant) Tenir à jour le tableur des listes de diffusion et des dossiers papier8) Liaison avec les ressources humaines Fournir des informations au personnel et aux étudiants concernant les politiques et procéduresen vigueur (ressources humaines) Effectuer les modifications au niveau du service de la paie (ajouts ou retraits de noms)

• Effectuer des modifications aux dossiers du personnel (changements d’horaires, changement

de salaire) Gérer les feuilles de temps Rédiger les contrats de consultant

• Fournir les cartes d’identité

9) Envoi de demandes au service informatique10) Gestion des espaces de bureaux Gérer les assignations des espaces dédiés à la recherche Réserver les salles pour les réunions, etc.

• Fournir les clés
• Envoyer les demandes de maintenance

11) Organisation des rencontre hebdomadaires Préparer les horaires et publiciser les événements Communiquer avec les conférenciers

• Préparer les salles de conférence
• Coordonner la journée de recherche pour les étudiants

12) Planification et organisation de la conférence annuelle Journée de la recherche dudépartement de psychiatrie Créer des affiches, faire de la publicité à l’interne et l’externe (autres établissements) Tenir un registre des inscriptions

• Placer les commandes des traiteurs et de marchandises

13) Comité de coordination de l’examen scientifique Assister aux réunions sur l’éthique de la recherche Rédiger des lettres d’évaluation scientifique

• Maintenir un tableur des protocoles

14) Autres tâches de bureau, au besoin Copier, numériser, télécopier, archiver Planification de réunions, organisation de téléconférences

• Envoi de mémosLes tâches liées à la mission clinique du département comprennent :

1) Gestion des demandes de stage en psychologie

• Maintenir un tableur d’applications
• Assurer la liaison entre les psychologues et le département des affaires académiques

2) Offrir du soutien administratif au comité CAPA (Comité d’évaluation des actes psychiatriques) Planifier des réunions, communiquer avec les membres du comité

• Rédaction des rapports CAPA à l’aide de dossiers de patients, en intégrant la discussion de la

réunion.Requirements :1) Bilingue (anglais/ français)2) DEP en secrétariat3) Excellentes compétences en informatique4) Excellent sens de l’organisation#LI-KC1Considérant le Décret 1276-2021 du 24 septembre 2021, pour être retenus, les candidats aux postes dont les fonctions le requiert devront être en mesure de démontrer qu’ils sont adéquatement protégés contre la Covid-19 au sens du Décret, ou qu’ils le seront à la date de leur entrée en fonction.Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue.Si votre expérience professionnelle a évolué depuis votre dernière visite, nous vous invitons à joindre votre curriculum vitae afin de faire valoir l’ensemble de votre cheminement professionnel.Si vous postulez d’un appareil mobile (téléphone intelligent, tablette), vous recevrez un courriel d’accusé réception vous demandant d’aller mettre à jour votre CV afin que votre candidature soit prise en considération.

Job Type: Full-time

Salary: $22.56-$26.00 per hour

Benefits:

• Casual dress
• Dental care
• Disability insurance
• Extended health care
• Life insurance
• Paid time off
• Vision care
• Work from home

Schedule:

• Day shift

Education:

• AEC / DEP or Skilled Trade Certificate (required)

Language:

• French and English (required)

Work Location: One location

Application deadline: 2023-02-06