Metro Inc Hiring for Adjointe administrative Job at Varennes Full Time

Titre du poste: Adjointe administrative
Numéro de la demande: 18325
Catégorie d’emploi: Administration
Division: Qc – Développement immobilier (80100704)
Département: Immobilier
Lieu de travail: METRO – VARENNES (#M-VAR)
Province: Canada : Quebec
Type d’emploi: Permanent

SOMMAIRES

Sous la responsabilité de la Chef, gestion immobilière GJC, le (la) titulaire rédige, produit et fait le suivi de divers documents. Il (elle) contribue à l’efficacité administrative du département en effectuant les tâches liées ou nécessitées par le poste.

RESPONSABILITÉ ADDITIONNELLES

• Assiste les directeurs et l’équipe de gestion immobilière, dans leurs fonctions; et le vice-président immobilier au besoin;
  • En continue

• Rédige, prépare et révise divers documents, la correspondance et les grilles d’approbation;
  • Périodiquement

• Maintient à jour le registre des documents en circulation et effectue les suivis;
  • Périodiquement

• Prépare et tient à jour les tableaux de renouvellements des baux et sous-baux des pharmacies et des locataires;
  • Périodiquement

• Tiens à jour la liste des succursales par directeur;
  • Au besoin

• Assure l’intégration de l’arrivée et assure le suivi des tâches lors des départs, de certains employés;
  • Au besoin

• Effectue la mise à jour des dossiers et le classement des documents, physique et virtuelle;
  • Périodiquement

• S’assure de communiquer les informations importantes aux différents départements;
  • Périodiquement

• Coordonne diverses réunions, organise les rencontres TEAMS et procède aux réservations de salles, au besoin;
  • Au besoin

• S’assure que tous les renouvellements à venir sont présentés aux différents comités;

• Rédige les ordres du jour et comptes rendus de réunions;
  • Au 1 ½ mois pour sous-comité et comité, 2-3 heures par comité

• Effectue le suivi des signatures de grilles à la suite des comités;

• S’assure de transférer à l’adjointe du Vice-président immobilier les grilles signées et les pro formas qui seront présentés au Comité immobilier Québec;

• Effectue des recherches corporatives auprès des différentes autorités gouvernementales (ex. : Registre foncier, Registraire des entreprises, etc.);
  • À la demande

• Assure le suivi du courrier et des appels;
  • 3 heures par semaine

• Enregistre les factures des différents fournisseurs;
  • 15-30 mins par jour

• Envois multiples des états de compte et des lettres de renouvellements de baux;
  • 1 x par mois 3 heures

• Vérification, préparation et numérisation des comptes de taxes municipales et scolaires;
  • 2 x par année; périodique pendant +/- 5 semaines

• Mise à jour des tableaux d’extraction HOPEM et les rapports (rent roll, suivi renouvellement, liste des documents légaux);
  • 1 x par mois +/- 1 heure

• Mettre à jour les dossiers dans PROJIM (ouverture, fermeture, modifications, dépôt de documents, etc…);
  • Au besoin, plusieurs heures

• Relevé carte de crédit;
  • 1 x par mois 15 mins

• Effectue toutes autres tâches connexes
• Collabore avec l’adjointe du Vice-président immobilier

• Peut être appelé(e) à effectuer des tâches pour l’équipe du développement immobilier de la division alimentaire