Nadon, Lemay, Desrochers SENCRL Hiring for Adjoint(e) administratif(ve) Job at Laval Full Time

English to follow

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Notre client, un cabinet comptable situé à Laval est actuellement à la recherche d’un.e Adjoint.e administratif.ive. Le cabinet dessert une clientèle de PME et offre tous les services tels que : Certification, compilation, fiscalité, services comptables, services conseils, etc.

Relevant des associés, le/la titulaire du poste s’assure d’accueillir la clientèle de façon courtoise et d’offrir un service à la clientèle professionnel. Il/elle veille à la préparation des dossiers clients et assure le support administratif à l’ensemble des associés. Il/elle voit à l’organisation son travail de façon proactive et de façon à bien répondre aux objectifs organisationnels.

PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

• Accueillir les clients avec courtoisie et les diriger vers les personnes appropriées;
• Répondre aux appels téléphoniques des clients et les diriger aux bons intervenants;
• Effectuer divers suivis par téléphone et courriel avec les clients et partenaires d’affaires;
• Tenir à jour les dossiers clients dans le logiciel prévu à cette fin;
• Préparer les dossiers clients pour les CPA et associés;
• Entrée de données relatives à la tenue de livres des clients;
• Effectuer la facturation aux clients;
• Mettre en forme et rédiger des documents et tableaux en utilisant les logiciels de la suite MS Office;
• Coordonner l’envoi de correspondance aux clients et autres intervenants;
• Recevoir et distribuer le courrier;
• Commander les fournitures de bureau et la papeterie;
• Imprimer la documentation pour les CPA et Associés;
• Assurer un excellent service à la clientèle en tout temps;
• Effectuer des recherches internet pour les CPA et Associés;
• Classer différents documents administratifs;
• Exécuter à l’ordinateur à l’aide de divers logiciels (MS Office), différentes tâches cléricales;
• Assurer la confidentialité du contenu des documents et les acheminer dans les délais prescrits;
• Assister les CPA et associés dans le cadre de leurs fonctions;
• Participer à la coordination logistique des réunions, conférences et événements auxquels participent l’entreprise;
• Accomplir toute autre tâche nécessaire au bon fonctionnement du bureau et à la rencontre de ses objectifs organisationnels.

Exigences

● Diplôme en administration ou bureautique
● Expérience générale de bureau
● Maîtrise de la suite Office
● Excellente aptitude en communication orale/écrite
● Bilinguisme fonctionnel

Le poste est à temps plein, 35 hrs semaine en présentiel. Horaire du lundi au vendredi, de 9h à 17h. Salaire selon expérience.

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Our client, an accounting firm located in Laval, is currently looking for an Executive Assistant. The firm serves a clientele of SMEs and offers all services such as: Certification, compilation, taxation, accounting, consulting, etc.

Reporting to the Associates, the position is responsible for courteously welcoming and provide professional customer service and ensure the preparation of client files and provides administrative support to all partners. He/she oversees the organization of his/her proactively and effectively meeting organizational objectives

KEY TASKS AND RESPONSIBILITIES

• Greet guests with courtesy and direct them to the appropriate persons;
• Answer phone calls from clients and direct them to the right people
• Conduct various phone and email follow-ups with customers and partners business;
• Maintain customer records in the software provided;
• Prepare client files for CPAs and associates;
• Entry of customer record keeping data
• Bill customers
• Format and write documents and tables using the software of the MS Office Suite
• Coordinate correspondence to clients and other stakeholders;
• Receive and distribute mail
• Order office supplies and stationery
• Print documentation for CPAs and Associates;
• Provide excellent customer service at all times;
• Conduct internet searches for CPAs and Associates;
• File various administrative documents
• Run on computer using various software (MS Office), different tasks clerical;
• Ensure confidentiality of the content of documents and forward them to
• Time limits; and
• Assist CPAs and Associates in their duties;
• Participate in logistical coordination of meetings, conferences and events
• The company is involved;
• Perform any other duties necessary for the proper functioning of the office

Requirements

• Diploma in Business or Office Automation
• General office experience
• Mastery of the Office suite
• Excellent oral/written communication skills
• Functional Bilingualism

The position is full time, 35 hrs per week in person. Hours are Monday to Friday, 9am to 5pm. Salary according to experience.

#AH2022

Type d’emploi : Temps plein

Horaires de travail :

• Du Lundi au Vendredi
• Quart de jour

Capacité à faire le trajet ou à déménager:

• Laval, QC: Faire le trajet sans problème ou prévoir un déménagement avant de prendre son poste (Obligatoire)

Lieu du poste : Un seul lieu de travail