Société de transport de Laval Hiring for Adjointe administrative Job at Laval Full Time

Sommaire du poste
Sous la supervision de la Directrice de la Planification et du développement, le titulaire agit à titre de soutien administratif pour les chefs et apporte le soutien pour toutes tâches et activités reliées à la fonction de la direction.
Principales responsabilités

• Reçoit et achemine les appels téléphoniques, prend les messages, gère les agendas électroniques, reçoit et dirige les visiteurs et opère, selon les besoins, différents appareils de bureau à usage courant ;
• Assure le support au niveau du secrétariat. Exemple : tableaux, rapports, mémoires, projets, présentations ;
• Compose et rédige diverses correspondances ou tout autre document pertinent à partir de directives verbales ou écrites ;
• Assure le suivi et prépare la documentation requise à la tenue de réunion (ordre du jour, envoi d’invitation, liste des présences) ;
• Assiste, sur demande à divers comités et/ou différentes assemblées ; en rédige le procès-verbal et le transcrit ;
• Assure la préparation des DBS, le paiement des factures et autres tâches administratives requises dans le cadre du fonctionnement du service ; gestion budgétaire ;
• Effectue l’archivage des courriels et le classement des dossiers et fichiers dans les répertoires informatiques ;
• Ouvre et prépare les dossiers et effectue régulièrement la numérisation et le classement des documents selon la politique de gestion documentaire en vigueur ;
• Participe à la préparation des activités liées à la gestion de la performance au quotidien et prépare les documents prévus à cet effet ;
• Reçoit, ouvre, trie et achemine le courrier ;
• Corrige et vérifie différents registres (arrêts, abribus, horaires, infobus, etc.) relevant du service ;
• Effectue diverses saisies de données au besoin. Photocopie et assemble divers rapports, mémoires, assignations, horaires, arrêts d’autobus, changements d’horaires, tracés et autres, selon les besoins ;
• Maintient à jour tous les dossiers relatifs aux besoins de la direction ;
• Effectue toutes autres tâches connexes, à la demande de son supérieur.

Exigences

• Diplôme d’études secondaires complété ;
• Deux (2) ans d’expérience à titre d’adjointe administrative ;
• DEP en secrétariat ou l’équivalent, un atout ;
• Dactylographie (45 mots nets/minute) ;
• Excellente grammaire française ;
• Maîtrise de la rédaction de texte ;
• Maîtrise et connaissance des logiciels Suite Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Adobe) ;
• Expérience avec le logiciel Excel intermédiaire ;

Profil recherché

• Capacité de faire de la saisie de données ;
• Grand souci de la confidentialité ;
• Esprit d’initiative ;
• Aptitudes pour le travail en équipe ;
• Sens du service à la clientèle ;
• Capacité à respecter des échéanciers serrés.

Conditions de travail
Horaire : 33h/semaine réparties sur 4 jours consécutifs du lundi au jeudi
Salaire: 30.34$ / heure
Compléments d’information

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La STL souscrit au principe d’équité en emploi et applique un programme d’accès à l’égalité en emploi pour les femmes, les autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées détenant les compétences requises par les emplois concernés.
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À propos de la STL

La STL, c’est une équipe hors du commun qui travaille avec cœur et qui vise, en tout temps, l’excellence. Des professionnels de différents horizons qui relèvent chaque jour de nouveaux défis pour développer et offrir à la communauté lavalloise un service de transport collectif performant.
Nous contribuons activement à la promotion et au développement du transport durable. Chaque année à Laval, nous assurons plus de 20 millions de déplacements en autobus. Un service de qualité, c’est notre engagement.
La Société de transport de Laval est une organisation à échelle humaine qui soutient l’innovation et l’amélioration continue au quotidien.
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Type d’emploi : Temps Partiel