Société de transport de Laval Hiring for Adjointe administrative – TI Job at Laval Full Time

Sommaire du poste
Sous la supervision de la directrice principale technologies de l’information, le titulaire agit à titre de soutien administratif à la directrice ainsi qu’à toute l’équipe du service.
Principales responsabilités

• Assure le soutien administratif au niveau des contrats d’entretien des équipements et logiciels. Pour ce faire, le titulaire doit :
• Assurer un suivi sur les périodes de renouvellement des contrats ;
• Relancer les fournisseurs afin d’obtenir des soumissions (si requis) ;
• Assurer le suivi des contrats en lien avec le département du budget ;
• Assurer l’obtention des signatures requises et le classement des contrats.
• Assure le soutien administratif au niveau des services de communications cellulaires. Pour ce faire, le titulaire doit :
• Assurer le maintien de l’inventaire des équipements et des lignes cellulaires ;
• Assurer le lien avec le fournisseur pour la gestion des problèmes simples, des activations et annulations de service ;
• Assurer le suivi mensuel de la facturation ;
• Assurer un support de premier niveau (configuration de base) sur les téléphones.
• Assure le soutien administratif au niveau des contrats de location des photocopieurs. Pour ce faire, le titulaire doit :
• Assurer un support de premier niveau aux utilisateurs ;
• Communiquer avec les fournisseurs lorsqu’un appel de service est requis et en effectuer le suivi ;
• Assurer la transmission compteurs aux fournisseurs et le suivi mensuel de la facturation ;
• Assurer de la gestion des consommables pour les différents photocopieurs.
• Assure le soutien administratif au niveau du système téléphonique. Pour ce faire, le titulaire doit :
• Assurer le maintien de l’inventaire des équipements téléphoniques ;
• Assurer un support aux utilisateurs concernant l’utilisation des téléphones ;
• Assurer le lien avec le fournisseur pour la gestion des problèmes simples, des activations et annulations de service ;
• Être en mesure d’effectuer certaines fonctions de base du système téléphonique.
• Assure la préparation des DBS, le paiement des factures et autres tâches administratives requises dans le cadre du fonctionnement du service;
• Assure le maintien et le suivi des biens capitalisables au niveau du logiciel financier (Virtuo);
• Prépare les sommaires décisionnels requis par les affaires juridiques et approvisionnements lors des appels d’offres du service;
• Effectue la production des différents indicateurs mensuels requis par le service;
• Reçoit et achemine les appels téléphoniques, prends les messages, reçoit et dirige les visiteurs;
• Compose et rédige diverses correspondances ou tout autre document pertinent à partir de directives verbales ou écrites;
• Reçoit, ouvre, trie et achemine le courrier;
• Assiste, sur demande à divers comités et/ou différentes assemblées; en rédige le procès-verbal et le transcrit;
• Accomplit, sur demande, toutes autres tâches connexes.

Exigences

• Diplôme d’études secondaires complétées ;
• Deux (2) ans d’expérience à titre d’adjointe administrative ;
• Deux (2) ans d’expérience en soutien informatique, un atout.

Profil recherché

• Dactylographie (45 mots nets/minute) ;
• Excellente grammaire française ;
• Maîtrise de la rédaction de texte ;
• Bonne connaissance des logiciels Suite Office (Word, Excel, Power Point, Outlook) ;
• Expérience avec le logiciel Excel intermédiaire (niveau avancé, un atout) ;
• Esprit d’initiative ;
• Souci de la confidentialité ;
• Aptitudes pour le travail en équipe.

Conditions de travail
Ce poste est jumelé avec l’autre adjointe administrative de la direction ainsi que l’adjointe administrative de la DAPE lors des vacances, et ce, tout en respectant les besoins opérationnels.

Horaire : 33h/semaine réparties sur 4 jours consécutifs du lundi au jeudi
Salaire : 30.34$ / heure
Compléments d’information

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À propos de la STL

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Nous contribuons activement à la promotion et au développement du transport durable. Chaque année à Laval, nous assurons plus de 20 millions de déplacements en autobus. Un service de qualité, c’est notre engagement.
La Société de transport de Laval est une organisation à échelle humaine qui soutient l’innovation et l’amélioration continue au quotidien.
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Type d’emploi : Temps Plein