Sun Life Financial Hiring for Administrative Assistant & Event Coordinator Job at Montreal Full Time

Vous êtes unique, comme le sont votre parcours, votre expérience et votre façon de voir les choses. Ici, on vous encourage et on vous motive à donner le meilleur de vous-même, et on vous donne les moyens de le faire. Vous travaillerez avec des collègues dynamiques – experts dans leur domaine – qui sont impatients de partager leurs connaissances avec vous. Vous aurez des gestionnaires inspirants qui vous aideront à développer votre potentiel et à atteindre de nouveaux sommets. Chaque jour, vous aurez de nouvelles occasions de rendre la vie de nos Clients plus radieuse – ils sont au cœur de tout ce que nous faisons. Découvrez comment vous pouvez faire une différence dans la vie des gens, des familles, des collectivités – ici et partout dans le monde.

Description de poste:

Vous êtes une personne confiante, calme et très organisée. Vous avez le sens des priorités et savez composer avec ces multiples facettes. Vous apprenez rapidement de nouveaux systèmes, vous communiquez avec aisance et vous cherchez à trouver vos propres solutions. L’idée de travailler dans un environnement dynamique en constante évolution vous enthousiasme.

Ce poste consiste à soutenir la vice-présidente adjointe, opérations à l’échelle nationale et meilleures pratiques pour le Développement des affaires, ses directeurs et l’équipe. La personne titulaire du poste gère une variété de tâches administratives telles que la gestion des horaires et l’organisation de réunions, la réservation de voyages, la soumission de relevés de dépenses, le paiement de factures et la commande de fournitures de bureau. Il incombe également à la personne titulaire du poste d’assurer la planification et l’exécution de diverses séances de formation, de réunions de direction et de réunions d’affaires, y compris l’établissement de budgets, la coordination logistique intégrale, ainsi que le déroulement efficace des événements, dans les délais et dans le respect des budgets établis.

Responsabilités d’administration

• Effectuer des tâches administratives pour la vice-présidente et les directeurs ainsi que leur personnel.
• Tenir des calendriers complexes, planifier des réunions, en reporter pour optimiser les événements prévus, gérer les conflits et s’assurer que le temps est imparti de manière efficace.
• Coordonner les voyages personnels pour le service, en assurant la réservation du transport et l’organisation de l’hébergement.
• Commander les fournitures de bureau.
• Établir les bons de commande et payer toutes les factures.
• Préparer et envoyer les relevés de dépenses.
• Assurer la tenue à jour du calendrier d’apprentissage des ventes et services de Développement des affaires.
• Actualiser le contenu du wiki, une base de données contenant des informations sur les ventes et les services pour laquelle une programmation de base et une fonctionnalité de mise à jour seront nécessaires.
• Produire divers rapports mensuels.
• Envoyer des évaluations de l’outil Predictive Index et élaborer des rapports lorsque les candidats les renvoient;
• Accomplir d’autres tâches déterminées par le service, ou selon les besoins de ce dernier.

Responsabilités de coordination

• Coordonner les séances d’affaires, de leadership et de formation en recherchant et en réservant toutes les salles de réunion, demander l’aménagement des salles de réunion, choisir et commander les repas, ainsi que déterminer et réserver l’hébergement, l’équipement audiovisuel et le plan de salle.
• Rechercher, négocier et recommander le choix des lieux de réunion; assurer la négociation et l’examen des contrats de représentants auprès des hôteliers et des services juridiques.
• Choisir les salles et les repas pour les réunions organisées en soirée à l’extérieur.
• Élaborer des enquêtes avant et après l’événement au moyen du logiciel Alchemer (anciennement SurveyGizmo), ainsi que des outils d’inscription en ligne et du logiciel d’application événementielle.
• Établir un budget pour l’événement, assurer le suivi et le contrôle des résultats réels; proposer des stratégies novatrices de réduction des coûts; payer toutes les factures, examiner les factures finales et fournir un rapprochement définitif du budget.
• Rechercher et réserver des conférenciers externes pour diverses réunions et différents événements.
• Obtenir, emballer et distribuer tous les cadeaux ou articles promotionnels.
• Produire et imprimer tous les documents tels que les ordres du jour, le matériel de formation, les insignes nominatifs et les affiches.
• Assurer la liaison avec les partenaires internes, notamment le service des événements, le service du marketing et les affaires juridiques afin de finaliser les préparatifs et exécuter les activités.
• Contribuer à la création de présentations, de feuilles de calcul Excel et de documents Word précis, en appui aux divers événements et réunions; participer à la création de diaporamas de base pour l’ensemble des événements et conférences.

Compétences

• Diplôme d’études collégiales ou universitaires en administration de bureau, en planification d’événements ou en services d’accueil, et/ou deux ans d’expérience équivalente
• Attitude irréprochable en matière d’égalité et d’éthique de travail; Sens du travail accompli s’appuyant sur le dépassement de soi et la persévérance, essentiel
• Grand souci du détail et capacité à répondre rapidement à des demandes de travail nouvelles ou changeantes
• Capacité à bien travailler sous pression et à demeurer calme grâce à d’excellentes compétences en gestion du temps et à un solide sens de l’organisation, et ce, afin de respecter les priorités et les échéances et de faire face aux interruptions fréquentes
• Excellentes aptitudes pour les relations interpersonnelles et la communication (orale et écrite)
• Capacité à travailler en collaboration avec les membres de l’équipe interne, le Développement des affaires ainsi que les formateurs et les représentants externes
• Compétences avérées en matière d’établissement de relations qui démontre la capacité à interagir efficacement avec tous les échelons de l’organisation
• Habileté à résoudre des problèmes en faisant appel à la pensée analytique et constructive
• Sens aiguisé de l’initiative et approche axée sur les résultats
• Capacité à travailler avec très peu de direction
• Compétences approfondies en matière de recherche
• Attitude démontrant une grande énergie, une personnalité agréable et un bon jugement; capacité de préserver la confidentialité des informations avec discrétion
• Connaissances poussées en bureautique, notamment la suite MS Office (Word, Excel, PowerPoint), Outlook, Adobe, les outils d’enquête et les applis Mobile Event; aptitude à apprendre d’autres logiciels
• Détention d’un permis de conduire valide avec véhicule à disposition et apte à travailler périodiquement en dehors des heures normales de bureau
• Déplacements requis entre Montréal, Toronto et Waterloo

Atouts

• Connaissance des garanties collectives et du Développement des affaires ou expérience de travail avec l’effectif de vente et les équipes de service
• Capacité à demeurer au fait des tendances sur le plan des stratégies en matière d’événements et de réunions
• Bilinguisme (français/anglais)

L’échelle du salaire de base est pour l’emplacement principal du poste affiché. Elle peut varier selon l’emplacement du candidat sélectionné et d’autres facteurs. En plus du salaire de base, les employés admissibles de la Financière Sun Life participent à différents programmes de rémunération incitative, dont le montant octroyé est discrétionnaire et dépend du rendement de l’employé et de la compagnie. Certains postes de vente participent à des programmes de rémunération incitative basés sur les résultats de vente individuels ou de groupe.

Depuis toujours, la diversité et l’intégration sont au cœur des valeurs de la Financière Sun Life. Nous croyons qu’un effectif diversifié ayant des points de vue variés et des idées créatives est avantageux pour nos clients, pour les collectivités où nous exerçons nos activités, ainsi que pour nous tous, en tant que collègues. Nous accueillons avec enthousiasme les candidatures de personnes compétentes provenant de tous les horizons.

Les personnes handicapées ayant besoin de mesures d’adaptation pour présenter leur candidature et celles qui doivent consulter les offres d’emploi sur un support de substitution peuvent envoyer leur demande par courriel à l’adresse ‘[email protected]’.

À la Sun Life, nous voulons créer un environnement de travail flexible où nos employés sont outillés pour donner le meilleur d’eux-mêmes. Nous offrons plusieurs options de travail flexibles selon les exigences du poste et les besoins individuels. N’hésitez pas à en discuter pendant le processus de sélection.

Nous remercions tous les candidats de l’intérêt manifesté pour ce poste. Nous ne communiquerons qu’avec les personnes qui auront été retenues pour passer une entrevue.

Échelle salariale:

37,100/37 100 – 60,500/60 500

Catégorie d’emploi:

Marketing

Fin de l’affichage:

29/08/2021