Tengiva Hiring for Executive Assistant / Adjoint(e) à la direction Job at Montreal Full Time

Tengiva is a startup founded in 2018 by two experts in the textile industry. Our company’s mission is to transform the way we source and distribute raw materials across the textile supply chain worldwide, because 1940’s practices no longer speak to the new generation of brands and designers.

The tech: In 2020, our technology was selected among 1000 fashion techs worldwide by industry leaders such as Prada, Armani and Accenture. In 2021, we were selected in the prestigious program of Google for startups for Women founders, along with 12 companies across North America.

The people: We are a team of 15 highly motivated professionals in tech, marketing, sustainability, textiles, located across Quebec’s province, and Latin America, working between remote and a state of the art digitalisation center in Montreal, in front of canal Lachine.

The work organisation: Our company values self development, collaboration and solution oriented mindsets. The organizational structure is built around these values and to reinforce everyone skills set towards their preferred career paths.

The market: Our focus is on textiles destined for the fashion (apparel) market. So, if you love fashion, you’ll be served. But, if you don’t, don’t worry either, we are a tech company in the end, with a solid technological product!

The sustainability engagement: Tengiva is a cleantech company at its core and in the process of becoming Bcorp certified.

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Tengiva a été fondée en 2018 par deux experts de l’industrie textile. La mission de notre entreprise est de transformer la façon dont nous nous approvisionnons et distribuons les matières premières à travers la chaîne d’approvisionnement textile dans le monde entier, car les pratiques de 1940 ne parlent plus à la nouvelle génération de marques et de designers.

La technologie : En 2020, notre technologie a été sélectionnée parmi 1000 fashion techs dans le monde par les leaders du secteur. En 2021, nous avons été sélectionnés dans le prestigieux programme de Google for startups for Women founders, avec 12 entreprises d’Amérique du Nord. Aujourd’hui, notre technologie est disponible dans le monde entier.

Les gens : Nous sommes une équipe de 25 professionnels très motivés dans les domaines de la technologie, du marketing, de la durabilité et des textiles, répartis dans tout le Canada (principalement à Montréal) et en Amérique latine, travaillant à distance et dans un centre de numérisation ultramoderne à Montréal, en face du canal Lachine. Oh ! et si vous venez au bureau, vous aurez l’occasion de rencontrer Sam, notre chien de bureau.

L’organisation du travail : Notre entreprise valorise l’épanouissement personnel, la collaboration et les mentalités axées sur les solutions. La structure organisationnelle s’articule autour de ces valeurs afin de renforcer les compétences de chacun en fonction de son parcours professionnel.

Le marché : Nous nous concentrons sur les textiles destinés au marché de la mode (habillement). Donc, si vous aimez la mode, vous serez servi. Mais si ce n’est pas le cas, ne vous inquiétez pas, au bout du compte, nous sommes une entreprise technologique avec un produit technologique solide !

L’engagement en matière de durabilité : Nous sommes certifiés BCorp et la durabilité est au cœur de notre mission.

Description du poste

• Serve as a liaison between the CEO, investors and lawyers.
• Coordinate travel logistics (national and international).
• Coordinate year-end with the law firm, the year declaration and guarantees renewal.
• Coordinate Directors and Officers Insurance and life insurance payments.
• Assist the CEO in the development of presentations for internal and external audiences.
• Keep the CEO advised of time-sensitive and priority issues, ensuring appropriate follow-up.
• Routinely perform a wide variety of support duties.
• Compose and prepare letters relating to routine correspondence for the CEO’s signature.
• Schedule BOD meetings; assist in the preparation and distribution of meeting agendas and materials.
• Transcribe source material, prepare documents, reports, tables and charts; distribute as appropriate.
• Prepare, reconcile, and submit expense reports.
• Maintain paper and electronic filing systems.
• Maintain confidential and sensitive information.
• Attend meetings and take notes of discussion; prepare the initial draft of minutes and summaries.
• Complete a variety of special projects including creating PowerPoint presentations, financial spreadsheets, special reports, and agenda material.
• Order business supplies.
• Other additional and/or alternative duties as assigned from time to time, including supporting other departments or Executives as needed.

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• Être le point de liaison entre la PDG, les investisseurs et les avocats.
• Coordonner la logistique des voyages (nationaux et internationaux).
• Coordonner la fin de l’année avec le cabinet d’avocats, la déclaration d’année et le renouvellement des garanties.
• Coordonner les paiements de l’assurance des administrateurs et des dirigeants et de l’assurance-vie.
• Aider la PDG à élaborer des présentations pour des clients internes et externes.
• Tenir la PDG informée des questions prioritaires et sensibles au facteur temps, en assurant un suivi approprié.
• Effectuer couramment une grande variété de tâches de soutien.
• Rédiger et préparer des lettres relatives à la correspondance de routine pour la signature du PDG.
• Planifier les réunions du conseil d’administration ; aider à la préparation et à la distribution des ordres du jour et des documents de réunions.
• Transcrire des documents sources, préparer des documents, des rapports, des tableaux et des graphiques ; les distribuer selon les besoins.
• Préparer, concilier et soumettre les rapports de dépenses.
• Maintenir des systèmes de classement papier et électronique.
• Maintenir des informations confidentielles et sensibles.
• Assister à des réunions et prendre des notes de discussion ; préparer l’ébauche initiale des procès-verbaux et des résumés.
• Réaliser divers projets spéciaux, notamment la création de présentations PowerPoint, de feuilles de calcul financières, de rapports spéciaux et de documents d’ordre du jour.
• Commander des fournitures de bureau.
• D’autres tâches supplémentaires et/ou alternatives pourraient être confiées de temps à autre, y compris le soutien à d’autres départements ou cadres, selon les besoins.

Profil recherché

The Ideal Candidate is

• A detail-oriented self-starter with prior experience in the IT industry or with a start-up.
• Someone who exhibits sound judgment with the ability to prioritize and make decisions.
• Energetic and eager to tackle new projects and ideas.
• Comfortable interacting with high-level executives.
• A team player capable of cultivating productive working relationships across the firm.
• Resourceful, can-do attitude.
• Thrives in a fast-paced environment.

Qualifications

• Bachelor’s degree preferred.
• Five to eight years’ prior experience in supporting a senior executive.
• Exceptional verbal, written, and interpersonal communications skills in English and French.
• Excellent computer skills, including the Microsoft Office Suite & Google Workspace (Outlook, Word, PowerPoint, and Excel)
• Familiarity with legal concepts is a plus.
• Excellent organization and time-management skills.

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Le candidat idéal est

• Autonome, soucieux(se) du détail, ayant une expérience préalable dans le secteur des TI ou dans une start-up.
• Capable de faire preuve d’un bon jugement, d’établir des priorités et de prendre des décisions.
• Énergique et désireux de s’attaquer à de nouveaux projets et idées.
• À l’aise pour interagir avec des cadres de haut niveau.
• A un esprit d’équipe capable de cultiver des relations de travail productives au sein de l’entreprise.
• Débrouillard et a une attitude positive.
• Capable de s’épanouir dans un environnement où le rythme est soutenu.

Exigences

• Baccalauréat de préférence.
• 5 à 8 ans d’expérience préalable dans le soutien d’un cadre supérieur.
• Compétences exceptionnelles en communication verbale, écrite et interpersonnelle en anglais et en français.
• Excellentes compétences informatiques, y compris la suite Microsoft Office et Google Workspace (Outlook, Word, PowerPoint et Excel).
• Être familier avec les concepts juridiques est un atout.
• Excellentes capacités d’organisation et de gestion du temps.

Procédure de candidature

Place of work

Hybrid : 1 to 2 days per week at the Montreal office (facing Canal Lachine)

** You must be eligible to work in Canada and be able to supply the proof of your eligibility.

Position conditions

• Full-time salary position with benefits (insurance group, RRSP)
• 3 weeks of vacation
• Program of deferred leave (for this position, the duration of the program plan shall be 2 years and the duration of the leave shall be 1 month per 2 years)
• Like most companies, we require a 3-month probation period.

Salary

At Tengiva, we strongly believe in equality. We have implemented a salary grid for all positions that takes into consideration the experience, skills, implication and the capacity to coach less experienced colleagues.

Intermediate (4 to 7 years of experience): hourly rate: $34.68 Yearly rate (40hr/w): $72 134

Senior (8+ years of experience) : hourly rate: $41.82 Yearly rate (40hr/w): $86 986

Employment contract:

In most technology companies, people are hired on a yearly salary contract and end-up working more than 40hrs for the same compensation. At Tengiva, we consider that every hour you work should be rewarded respectively, which is why we hire on an hourly basis salary. And yes, we do not encourage overtime. We believe you need time to rest your brain.

Hours per week

40 hours per week.

How to apply?

Tell us why this position is for you, and what motivates you, within 250 words, no more.

What’s next? We’ll contact the candidates selected for a first technical interview.

Thanks for taking the time to apply.

Company’s equality policy statement

CACITH Inc. (Tengiva) believes that the best ideas are the result of diverse mindsets, origins, culture and beliefs, coming together towards a common positive objective.

Therefore, we are committed to a workplace free of discrimination that is supportive and respectful of employees diversity, personal choices, uniqueness, and we ensure each and everyone of our team to do the same.

We believe in the Employment Equity Act and the Charter of Human Rights and Freedoms when recruiting and in our daily lives. We provide a culturally inclusive work and living environment regardless of origin, gender, sexual orientation and diverse ages, where staff can thrive, realize their full potential and deploy their creativity.

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Lieu de travail

Hybride : 1 à 2 jours par semaine au bureau de Montréal (face au Canal Lachine)

** Vous devez être admissible à travailler au Canada et être en mesure de fournir la preuve de votre admissibilité.

Conditions du poste

• Poste permanent et à temps plein avec avantages sociaux (assurance collective, REER)
• 3 semaines de vacances
• Programme de congé à traitement différé (pour ce poste, la durée du programme est de 2 ans et la durée du congé est de 1 mois par 2 ans).
• Comme la plupart des entreprises, la période de probation est de 3 mois.

Salaire

Chez Tengiva, nous croyons fermement à l’égalité. Nous avons mis en place une grille salariale pour tous les postes qui prend en considération l’expérience, les compétences, l’implication et la capacité à encadrer des collègues moins expérimentés.

Intermédiaire (4 à 7 ans d’expérience) : salaire horaire: 34,68 $ salaire annuel (40h/sem.) : 72 134 $

Senior (8+ ans d’expérience) : salaire horaire: 41,82 $ salaire annuel (40h/sem.) : 86 986 $

Contrat de travail :

Dans la plupart des entreprises technologiques, les personnes sont engagées sur la base d’un contrat de travail annuel et finissent par travailler plus de 40 heures pour la même rémunération. Chez Tengiva, nous considérons que chaque heure travaillée doit être récompensée respectivement, c’est pourquoi nous embauchons sur la base d’un salaire horaire. Et oui, nous n’encourageons pas les heures supplémentaires. Nous pensons que vous avez besoin de temps pour reposer votre cerveau.

Horaire de travail

40 heures par semaine.

Comment postuler ?

Dites-nous pourquoi ce poste est pour vous, et ce qui vous motive, en 250 mots, pas plus.

Quelle est la suite des événements ? Nous contacterons les candidats sélectionnés pour un premier entretien technique.

Merci d’avoir pris le temps de postuler.

Déclaration de la politique d’égalité de l’entreprise

CACITH Inc. (Tengiva) est convaincu que les meilleures idées sont le résultat de la diversité des mentalités, des origines, des cultures et des croyances, qui s’unissent pour atteindre un objectif positif commun.

Par conséquent, nous nous engageons à créer un lieu de travail exempt de discrimination, qui soutient et respecte la diversité des employés, leurs choix personnels et leur caractère unique, et nous nous assurons que chaque membre de notre équipe fasse de même.

Nous croyons à la Loi sur l’équité en matière d’emploi et à la Charte des droits et libertés de la personne lors du recrutement et dans notre vie quotidienne. Nous offrons un environnement de travail et de vie culturellement inclusif, indépendamment de l’origine, du sexe, de l’orientation sexuelle et de la diversité des âges, où le personnel peut s’épanouir, réaliser son plein potentiel et déployer sa créativité.