CIBS Hiring for Adjoint(e) administratif(tive) de construction Job at Mirabel Full Time

Fondé en 2001 par Luc Papin, le Groupe CIBS se donne comme objectif d’accompagner les gestionnaires d’entreprise à chaque étape de leur projet commercial ou industriel. Depuis plus de 20 ans l’entreprise familiale élargit ses opérations et poursuit sa croissance. Au fil des années, nous avons mis au point un processus qui a fait ses preuves et dont le succès est sans contredit confirmé par la satisfaction et la fidélité de notre clientèle.

Responsabilités :

· Gérer la réception et l’envoi des dessins d’atelier;

· Assister à la production des rapports journaliers des surintendants, agent de prévention et des contremaitres ;

· Assister à la production des Planification PXS ;

· Produire et envoyer des CR aux réunions d’exécution ;

· Suivre les statuts des dessins d’atelier auprès des sous-traitants et des professionnels / client ;

· Envoi des listes DES et suivi des statuts des dessins d’atelier auprès des professionnels et des clients de l’équipe de Maitre;

· Distribuer les notes de visite;

· Envoyer les demandes de prix pour les directives;

· Faire le suivi afin d’obtenir les prix des directives;

· Faire les bons de commande;

· Faire les back charge;

· Mettre les directives sur le serveur approprié ;

· Faire la gestion des plans sur Procore et les plans papier rendus au chantier;

· S’assurer d’avoir et de recevoir les informations de début de projet des sous-traitants;

· Assurer le suivi des lettres de CNESST et de RBQ pour venir en aide à la comptabilité;

· Suivre les quittances pour venir en aide à la comptabilité;

· Être la personne ressource en cas d’urgence pour ODC et ODCE ;

· Assurer un suivi pour l’ouverture des sections et divisions affectant les nouveaux projets;

· Remplir les formulaires d’avis d’ouverture de chantier;

· Tenir à jour les listes d’intervenants et effectuer leurs envois ;

· Effectuer les contacts pour l’équipe (via Outlook et les carnets d’adresses) ;

· Maintenir un système de classement d’effectif (papier et sur le serveur) ;

· Gérer les appels et les suivis des documents de fin de chantier auprès des sous-traitants;

· Montage de l’Arborescence pour les documents de fin de chantier

· Assurer un suivi pour les dossiers de projets terminés;

· Rédiger ou transposer les pièces de correspondance, les documents divers reçus et les comptes rendus du gérant de projets, des sous-traitants et des professionnels, sous forme de notes manuscrites, de dictées, et d’en assurer sa confidentialité;

· Gérer et compiler les billets de livraison de béton, tout en effectuant un suivi et en les comparant à la facturation;

· Organiser les factures des sous-traitants ;

· Exécuter toutes autres tâches connexes reliées au poste;

Exigences :

• Diplôme d’études collégiales en secrétariat ou en administration de bureau ;
• 2 à 5 ans d’expérience dans des fonctions similaires ;
• Connaitre le domaine de la construction, CCQ (obligatoire) ;
• Expérience dans le domaine public ;
• Bilinguisme anglais et français, et ce, à l’oral comme à l’écrit ;
• Capacité de travailler sous pression ;
• Respecter les échéanciers alloués ;
• Capacité à organiser et coordonner plusieurs tâches simultanément ;
• Respecter les normes de confidentialité ;
• Être polyvalent ;
• Excellente maîtrise de Suite Office et aisance avec les systèmes informatiques ;
• Capacité à travailler en équipe ;
• Autonomie, discrétion, grande rigueur administrative et minutieuse.

Type d’emploi : Temps plein, Permanent

Salaire : 0,01$ par an

Avantages :

• Assurance Dentaire
• Assurance Invalidité
• Assurance Maladie Complémentaire
• Assurance Vie
• Assurance Vision
• Congés de Vacances et Compensatoires
• Événements d’Entreprise
• Régime de retraite
• RVER
• Stationnement sur place
• Tenue Décontractée

Horaires de travail :

• 8 Heures
• Du Lundi au Vendredi
• Heures supplémentaires
• Quart de jour
• Quart du matin

Types de paie supplémentaire :

• Heures supplémentaires majorées

Capacité à faire le trajet ou à déménager:

• Mirabel, QC: Faire le trajet sans problème ou prévoir un déménagement avant de prendre son poste (Obligatoire)

Expérience:

• administration: 3 ans (Obligatoire)

Lieu du poste : Un seul lieu de travail