SOMMAIRE DE LA FONCTION :
Sous la supervision du directeur de l’ARO, l’agent à l’administration accueille et renseigne la clientèle de l’ARO, exécute des tâches de nature administrative et de secrétariat. Assure les suivis requis avec les autres employés du bureau.
TÂCHES ET RESPONSABILITÉS PRINCIPALES :
Dès l’ouverture, fait la fermeture des terminaux (Interac);
Ø Enregistre et distribue le courrier;
Ø Tient à jour de façon confidentielle la liste des membres de l’ARO;
Ø Prépare, vérifie et finalise les documents, la correspondance demandés par les responsables des différents dossiers;
Ø Répond brièvement aux demandes d’information au téléphone et à l’accueil au bureau;
Ø Tient à jour le registre des présences des bénévoles;
Ø Tenir à jour la base de données : faire la vérification de l’âge, les dédoublements ainsi que la vérification des numéros de cartes de membres et entrer les remboursements;
Ø Tient en ordre tous les dossiers dans les classeurs;
Ø Tient en ordre le KGB et s’assure qu’il ne manque rien en fourniture pour les activités (assiettes, couteaux, verres, etc.); S’assure également que la feuille d’inventaire soit vérifié au moins une fois par mois;
Ø Prépare l’envoi des documents pour les inscriptions aux sessions d’automne, d’hiver/printemps pour les membres qui n’ont pas de courriels;
Ø Reçoit et compile les inscriptions des cours reçus au bureau ou par la poste ou par téléphone;
Ø Prépare les feuilles d’inscriptions, formulaires d’évaluation ainsi que les enveloppes;
Ø Prépare les contrats des formateurs et les remet par la suite à l’agent à la programmation. Fournit à l’agent à la programmation les documents suivants au début de chaque session :
a) contrat du formateur
b) feuilles de présence pour chaque cours
c) feuilles d’évaluation pour chaque cours
Ø Prépare pour un dépôt dans les 48 heures, les chèques et sommes reçus, les inscrit dans le registre et à l’ordinateur; ne pas avoir plus de 500 $ dans le tiroir;
Ø Tient à jour la petite caisse, fait compléter le formulaire pour avances de fonds et soumet un rapport des dépenses à la direction;
Ø Voit à la gestion de la photocopieuse;
Ø Fait une liste des besoins en terme de fourniture et commande les articles après l’approbation du directeur administratif;
Ø Dans la mesure du possible obtient l’aide de bénévoles pour minimiser l’utilisation du répondeur et pour placer les appels aux membres;
Ø S’assure d’avoir toujours un bénévole par jour pour aider au bureau;
Ø S’assurer de faire la formation à tous et toutes les bénévoles;
Type d’emploi : Temps Plein
Salaire : 20,00$ par heure
Horaire :
Mesures COVID-19:
Oui
Equal Opportunity Employer What is the value of a WM job? The value of a WM job is more than...
Apply For This Jobbr{display:none;}.css-58vpdc ul > li{margin-left:0;}.css-58vpdc li{padding:0;}]]> Specific Skills Schedule and confirm appointments Greet people and direct them to contacts or service...
Apply For This JobOur people are the heart and soul of our business, and we are looking for enthusiastic, upbeat, and bubbly personalities...
Apply For This JobLawn Stars Ontario is now hiring full time and part time positions for our summer crew positions! We are a...
Apply For This Job[Hostess Job Responsibilities: ] Welcome VIP guests in a warm and friendly manner. Seats guests and manage the seating table...
Apply For This JobRequisition ID: 37193 Company Located on the traditional, ancestral and unceded lands of the xʷməθkʷəy̓əm (Musqueam), Sḵwx̱wú7mesh (Squamish), and səlilwətaɬ...
Apply For This Job