SGS Hiring for Assistant(e) administratif(ve) Job at Quebec Full Time

Description de l’entreprise

Nous sommes SGS – Le leader mondial des services d’essais, d’inspection et de certification. Nous sommes reconnus comme la référence mondiale en matière de qualité et d’intégrité. Nos 96 000 employés opèrent un réseau de 2 600 bureaux et laboratoires, travaillant ensemble pour permettre un monde meilleur, sécuritaire et plus interconnecté

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES
Le titulaire de ce poste fournit un soutien administratif à divers professionnels du département ainsi qu’à des gestionnaires et chefs de département de niveau intermédiaire à supérieur. Le titulaire doit être capable d’effectuer plusieurs tâches à la fois afin de répondre aux besoins du service et de travailler simultanément avec plusieurs gestionnaires et missions.

RESPONSABILITÉS SPÉCIFIQUES

• Saisir, éditer, relire et finaliser des rapports, des états, des factures, des formulaires, des présentations et d’autres documents, en utilisant des systèmes et des logiciels informatiques (LIMS, BOSS).
• Trie les documents à classer en fonction de systèmes de classement particuliers.
• Classer, coder, croiser les références, enregistrer et stocker les documents.
• Tenir à jour et préparer des rapports à partir de fichiers manuels ou électroniques, d’inventaires, de listes de diffusion et de bases de données.
• Le cas échéant, déterminer, traiter et vérifier les applications logicielles, les reçus, les dépenses, les formulaires et autres documents.
• Tenir à jour les dossiers comptables des créditeurs et des débiteurs.
• Facture les créances par le biais des systèmes BOSS et LIMS.
• Contrôle et formation des fiches de présence auprès des employés.
• Veiller au bon fonctionnement des équipements et des machines de bureau, et organiser les travaux d’entretien et de réparation éventuels.
• Répondre au téléphone et diriger les appels selon les besoins.
• Organiser des déjeuners, des réunions et des fonctions pour les clients, et coordonner les participants.
• Organise les réservations de voyages et d’hébergement.
• Soutien aux fonctions de standard téléphonique (sur certains sites).
• Fournir un soutien mutuel aux autres membres du personnel administratif, selon les besoins.
• Peut se voir confier périodiquement des projets spéciaux ou ad hoc.

Qualifications

• Diplôme universitaire.
• 1 à 5 ans d’expérience professionnelle préalable dans un rôle lié à l’administration… selon l’expérience et la capacité d’apprentissage.

COMPÉTENCES REQUISES

Doit être capable de lire, de comprendre et de suivre les instructions de travail de manière sûre, précise et opportune.

• Les candidats doivent être capables d’utiliser différents types de logiciels informatiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.).
• Une solide compréhension des applications Oracle serait également un atout.
• Capacité avérée à gérer et à coordonner plusieurs projets dans un environnement très professionnel et au rythme rapide.
• Démontre d’excellentes aptitudes à la communication verbale et écrite, y compris la grammaire et la composition.
• Capacité à travailler en équipe et de manière autonome.
• Compétences avérées en matière de gestion du temps et grand souci du détail.
• Travaille bien sous pression.
• Veiller au respect total des politiques de l’entreprise en matière de santé et de sécurité, de code d’intégrité et de conduite professionnelle.

SGS Canada est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et nous nous engageons à assurer une plus grande accessibilité en fournissant des mesures d’adaptation pour les personnes handicapées au cours de notre processus d’embauche. Les mesures d’adaptation sont disponibles sur demande pour les candidats qualifiés au cours de chaque étape du processus de recrutement.
Veuillez noter que les candidats/candidates qui postulent aux offres d’emploi au Canada doivent être autorisés/autorisées à travailler au Canada.

Type d’emploi : Temps plein

Horaires de travail :

• Du Lundi au Vendredi

Expérience:

• administration: 1 an (Obligatoire)

Langue:

• Anglais (Obligatoire)
• Français (Obligatoire)

Disponibilité:

• Travail en journée (Obligatoire)

Lieu du poste : Un seul lieu de travail