Vitran Express Canada Inc Hiring for Administrative Supervisor Job at Saint-Laurent Full Time

Vitran Express is a recognized leader in transportation and distribution across Canada. Our service offerings provide superior coverage, flexibility and consistent performance for your less-than-truckload (LTL) and truckload (TL) shipping needs.

Vitran is looking for a new member to join our team as an Administration Supervisor

Please continue reading to learn more about this exciting opportunity.

REQUIREMENTS:

• Must have own vehicle
• Must be fluent in French/English
• Must be Computer Literate

Overview

The Administration Supervisor reports to the Manager Administration, and plays a key role in managing the day to day tasks of the following departments: Credit & Collections, OS&D, Call taking, Imaging/Reception.

Other duties may be assigned as necessary or as this position evolves.

Main Duties

OS&D:

Assist manager with the review and control of all departments ensuring day-to-day service requests are handled within acceptable established protocols

Assist in providing coaching and on the job training to ensure that employees are capable of meeting individual performance goals and are crossed trained to
maximize their contribution to the department

· Handle escalated issues from O.S&D clerk and customers

· Provide back-up support to the manager/os&d clerk during absences

· Participate in quality monitoring of teams service requests and telephone calls &
identify opportunities to improve

· Liaise with internal departments such as dispatch, operations and OS&D to
investigate & resolve operational and client issues

Reception:

· Ensure back-up to receptionist duties as required

· Ensure accessorial charges are handled promptly

Call taking:

Assist manager with the review and control of all departments ensuring
day-to-day service requests are handled within acceptable established protocols

· Assist in providing coaching and on the job training to ensure that employees
are capable of meeting individual performance goals and are crossed trained to
maximize their contribution to the department

· Provide back-up support to the call taking department during absences

· Participate in quality monitoring of teams service requests and telephone
calls & identify opportunities to improve

Imaging/Billing:

Ensure imaging is up to date

KNOWLEDGE, SKILLS, AND ABILITIES REQUIRED:

Minimum of 3 years experience of transportation with various intermodal knowledge, Less Than Truckload and Full Load, via road and rail is preferred

· Administration experience required

· Intermediate to advanced working knowledge of Microsoft Excel and Access is
required

· Excellent communication and interpersonal skills are essential

· Must be bilingual

· Well organized and strong attention to detail is required

· Must be able to work in a fast paced environment and be flexible to changing priorities

· Must be able to work independently as well as part of a team

· Willingness to assist others and go the extra mile

· College degree in business. Transportation, Logistics or related field or a combination of education and experience from which comparable knowledge and abilities can be acquired is necessary

MINIMUM JOB REQUIREMENTS:

· Minimum of 3 years of transportation modes knowledge: Full Load, Less Than
Truckload via road and rail/intermodal is preferred

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Aperçu
Le ou la superviseure de l’administration relève du ou de la gestionnaire de l’administration et occupe un rôle fondamental dans le déroulement des tâches quotidiennes des services suivants : Crédit et recouvrements, excédents, pénuries et dommages, prise d’appels et imagerie et réception.

D’autres tâches peuvent être attribuées au besoin, ou à mesure que le poste évolue.

Tâches principales

Excédents, pénuries et dommages :

Aider le ou la gestionnaire à examiner et à contrôler tous les services
en s’assurant que les demandes de service quotidiennes sont traitées selon des
protocoles établis acceptables.

· Aider à fournir un mentorat et une formation en cours d’emploi pour s’assurer que
les employés sont capables d’atteindre les objectifs de rendement individuels et qu’ils
suivent une formation croisée afin d’optimiser leur contribution au service.

· Gérer les problèmes transmis à un échelon supérieur par la clientèle et le ou la
commis excédents, pénuries et dommages.

· Fournir un soutien au ou à la responsable/commis excédents, pénuries et
dommages en cas d’absence.

· Participer au contrôle qualité des demandes de service et des appels téléphoniques
des équipes, et repérer les possibilités d’amélioration.

· Assurer la liaison avec les services internes tels que l’expédition, les activités et le
service Excédents, pénuries et dommages pour enquêter sur les problèmes des
activités et des clients, et les résoudre.

Réception :

· Assurer un soutien à la réception, au besoin.

· S’assurer que les frais accessoires sont traités rapidement.

Prise d’appels :

Aider le ou la gestionnaire à examiner et à contrôler tous les services en s’assurant
que les demandes de service quotidiennes sont traitées selon des protocoles établis
acceptables.

· Aider à fournir un mentorat et une formation en cours d’emploi pour s’assurer que
les employés sont capables d’atteindre les objectifs de rendement individuels et qu’ils
suivent une formation croisée afin d’optimiser leur contribution au service.

· Fournir un soutien pour la prise d’appels en cas d’absence.

· Participer au contrôle qualité des demandes de service et des appels téléphoniques
des équipes, et repérer les possibilités d’amélioration.

Imagerie/facturation :

S’assurer que l’imagerie est à jour.

CONNAISSANCES ET COMPÉTENCES REQUISES :

· Un minimum de 3 ans d’expérience dans le transport avec diverses connaissances
intermodales, transport de lots brisés et transport pleine charge, par route et par rail,
est souhaitable.

· Expérience en administration requise.

· Une connaissance de travail intermédiaire à avancée de Microsoft Excel et Access
est requise.

· D’excellentes aptitudes en communication et en relations interpersonnelles sont
essentielles.

· Doit être bilingue.

· Une bonne organisation et une grande attention aux détails sont nécessaires.

· Doit être capable de travailler dans un environnement à évolution rapide et d’être
flexible devant l’évolution des priorités.

· Doit être capable de travailler de manière indépendante et de faire partie d’une
équipe.

· Volonté d’aider les autres et de se dépasser.

· Diplôme d’études supérieures en affaires. Expérience nécessaire en transport,
logistiques ou domaine connexe, ou une combinaison de formation et d’expérience
à partir de laquelle des connaissances et des compétences comparables peuvent
être acquises.

EXIGENCES MINIMUMS DU POSTE :

· Minimum de 3 ans d’expérience dans les modes de transport. De préférence :
transport en charge complète, transport par lots brisés et transport par rail/intermodal.

Job Types: Full-time, Permanent

Benefits:

• Company pension
• Dental care
• Employee assistance program
• Life insurance
• On-site parking

Schedule:

• 8 hour shift
• Day shift
• Night shift

Ability to commute/relocate:

• Saint-Laurent, QC: reliably commute or plan to relocate before starting work (required)

Work Location: One location

Expected start date: 2023-01-16