AlumaSafway Hiring for Office Manager Job at Laval Full Time

AlumaSafway a été utilisé par plus de 50 000 clients – des entreprises du Fortune 500 aux sous-traitants locaux. Avec l’un des plus grands départements d’ingénierie interne du secteur, des options d’échafaudage spécialisées peuvent être conçues pour relever tous les défis. AlumaSafway est un leader reconnu, fournissant des solutions d’échafaudage et d’accès ainsi que des services spécialisés pour des projets de toute taille et de toute envergure dans toute l’Amérique du Nord. À tout moment, grâce à notre réseau d’environ 110 succursales aux États-Unis et au Canada, AlumaSafway participe à des milliers de projets passionnants, allant des applications industrielles et d’infrastructure à la construction commerciale.

Nous sommes actuellement à la recherche d’un directeur de bureau à temps plein pour notre bureau de Laval, au Québec. Le directeur de bureau est responsable de la supervision des équipes des comptes créditeurs, de la facturation et de la saisie des heures. Le directeur de bureau coordonnera toutes les activités administratives, du service à la clientèle à la paie, aux achats et à la facturation.

Principales responsabilités :

Superviser et coordonner les activités de traitement du temps afin de garantir le paiement exact et en temps voulu de toutes les heures travaillées ;

Superviser et coordonner les activités de facturation afin de fournir une facturation et des rapports précis et opportuns aux clients, y compris, mais sans s’y limiter, les services de main-d’œuvre, la location et les consommables tiers ;

Superviser une équipe de coordinateurs des comptes créditeurs qui sont responsables de la vérification des factures, de l’autorisation et du traitement des paiements et assurer la saisie comptable de qualité des documents sources dans les délais impartis.

Configurer les travaux et les contrats dans le système de facturation avant le début d’un travail ;

S’assurer que tous les coûts et revenus sont comptabilisés du début à la fin des contrats ;

S’assurer que les exigences administratives des clients sont respectées ;

Soutenir les chefs de projet et la supervision sur le terrain ;

Gérer tous les processus liés à la configuration de la fiche client, à la configuration et à la maintenance de la structure du projet ;

Tenir à jour les informations sur les contrats (c’est-à-dire les prix, les paramètres de facturation) ;

Assurer la liaison avec les clients internes et externes de manière professionnelle ;

Remplir les comptes de régularisation mensuels à envoyer au responsable financier correspondant en temps voulu et de manière précise ;

Suivre et analyser les résultats des contrats ;

Aider au processus de clôture de fin de mois ;

Comprendre les conventions collectives et fournir des conseils à l’équipe administrative ;

Effectuer des rapprochements et identifier les divergences ;

Dépanner les processus pour identifier les erreurs et les possibilités d’amélioration ;

Gérer la formation croisée de l’équipe administrative pour assurer une couverture de secours adéquate.

Qualifications :

Une formation généralement équivalente à un diplôme d’associé en administration des affaires est requise. Il est souhaitable que le titulaire ait obtenu une formation supplémentaire liée aux affaires, telle qu’un baccalauréat en affaires ;

Cinq ans d’expérience dans l’administration de bureau, avec une expérience préalable de la supervision ;

Capacité à diriger une équipe et à créer un environnement d’équipe positif ;

Il est souhaitable que le titulaire ait une expérience préalable dans l’industrie de la construction ;

Excellente communication orale et écrite, compétences pour communiquer efficacement avec les employés, les clients et le personnel des autres succursales et du siège social ;

Capacité à traiter des données et des informations complexes et sensibles au facteur temps provenant de sources multiples, à prendre des décisions basées sur ces données et à communiquer efficacement les actions requises connexes aux clients et aux membres de l’équipe ;

Exige la capacité de présenter une image professionnelle et d’encourager les membres de l’équipe à faire de même.

La connaissance des systèmes de facturation, d’achat et de paie est considérée comme un atout ;

Une expérience des contrats syndicaux est préférable ;

Connaissance pratique intermédiaire de Microsoft Office, notamment Excel et Word ;

Solides compétences en matière de gestion du temps et d’organisation pour respecter diverses échéances concurrentes ;

Capacité à s’adapter à un environnement de travail en constante évolution avec des demandes concurrentes ;

Capacité à faire preuve d’un jugement sûr et précis et à résoudre les problèmes en temps opportun.

La préférence sera accordée aux candidats bilingues dont le français est la première langue officielle.

AlumaSafway s’efforce de créer un milieu de travail diversifié, équitable et inclusif. Nous savons que les meilleures solutions d’accès et de services industriels sont alimentées par des idées diverses et que plus de perspectives signifient plus de possibilités et de meilleures solutions. Nous voulons que chaque membre de l’équipe se sente inclus, valorisé et en sécurité pour partager ses idées et ses opinions. Notre succès continu repose sur la prise de décisions d’emploi fondées sur les qualifications et les capacités et nous encourageons les candidatures de tous, y compris celles des minorités visibles, des peuples autochtones, des femmes et des personnes handicapées. Des aménagements sont disponibles sur demande pour les candidats prenant part à tous les aspects du processus de sélection.

Nous avons le plaisir d’offrir une sélection d’avantages compétitifs liés au mode de vie, notamment un plan de REER collectif avec contrepartie de l’entreprise, une assurance médicale, dentaire, visuelle, une assurance vie, une assurance DMA, une assurance invalidité et des congés payés. Nous soutenons l’avancement de la carrière par la formation et le développement professionnels.

Type d’emploi : Full-time, Permanent

Salaire : 65 000,00$ à 75 000,00$ par an

Avantages :

• Casual dress
• Dental care
• Disability insurance
• Employee assistance program
• Extended health care
• Life insurance
• On-site parking
• Paid time off
• RRSP match
• Tuition reimbursement
• Vision care

Horaires de travail :

• Day shift
• Monday to Friday

Ability to commute/relocate:

• Laval, QC: reliably commute or plan to relocate before starting work (required)

Language:

• French (required)

Lieu du poste : Un seul lieu de travail

Date limite de candidature : 2022-12-23